Claves para redactar correos electrónicos

lunes, Nov 23

Siete claves para la redacción de correos electrónicos

 

Cualquiera que sea la industria en la que te desempeñes, el tamaño de tu empresa, o la diversidad de tu público, seguramente has sentido la necesidad de escribir bien para persuadir con tu mensaje y lograr uno más de tus objetivos de negocio.

 

 

La correcta redacción de textos corporativos  es un requerimiento que se reclama con mayor insistencia por parte de los líderes de las organizaciones. Se buscan profesionales con capacidad de plasmar en documentos, informes y presentaciones aquello que las empresas realizan.

El correo electrónico es uno de los canales más frecuentes que usamos y, a la vez, en el que más errores cometemos, pues su redacción se ha visto directamente afectada por el impulso incontenible de las redes sociales, la velocidad de los mensajes de texto y la ambivalencia de las notas de voz.

Estos nuevos canales de comunicación, que si bien han traído nuevos aprendizajes, también han generado retrocesos: “Hoy en día nos encontramos con que las reglas de gramática y sintaxis han sido completamente redefinidas para las interacciones en las redes sociales. El resultado es que es muchísimo más fácil cometer errores de sintaxis, gramática y lengua”, afirma Suzanne Robins, docente de la Universidad de California.

 

En redacta queremos dar un vistazo a esas normas definitivas de la redacción en contextos corporativos con algunas claves para redactar correos electrónicos.

 

 

  1. Conoce tu público.

La redacción empresarial, que generalmente tiene el propósito de dar información o solicitarla, hacer un análisis, dar una recomendación o explicación, debe ajustarse a la perspectiva del público que leerá el texto. Tanto si eres el jefe que debe comunicar a los empleados una nueva decisión de la junta, como si eres un supervisor que dará reporte de resultados a sus superiores. La clave es ponerse en el lugar del otro, buscar claridad en el mensaje y generar empatía hacia el lector. Escribe pensando cómo se va a percibir tu mensaje. Redacta desde el punto de vista del lector.

  1. Cortesía a todo nivel

    Un saludo cordial y deferente debería ser la regla en la redacción de correos electrónicos. Sin emabrgo, vemos con frecuencia mensajes llenos de instrucciones, listas y compromisos que carecen de un “buenas tardes”, o “¿cómo estás?” o “deseo que te encuentres bien” o “gracias por tu ayuda”, “te deseo un feliz día”. Las buenas maneras no riñen con tu efectividad en la gestión, especialmente en los niveles de liderazgo.

  2. Ve al punto rápidamente.

Como parte de la amabilidad requerida, también está el respeto por el tiempo de los lectores. Es importante enganchar a la persona en el primer párrafo del mensaje pues es probable que su bandeja de entrada esté llena de correos por responder y revisar. Como autor de un documento debes aclarar desde un principio que tienes algo valioso que decir. Para lograr que tu lector continúe mas allá de las primeras oraciones, deberás demostrarle que el valor del contenido merece el tiempo que invertirán en leerlo. Independientemente del público o del tema a tratar.

  1. El asunto lo dice todo.

Un correo electrónico sin asunto es un descuido que no debes permitirte. Debes indicar sobre qué tema vas a referirte, pues es el primer filtro que debe cruzar tu mensaje. Si no es claro e informativo, el lector puede pasarlo por alto y dejar para “después” su lectura. El problema es que en los negocios, lo que importa es el “ahora”. Usa expresiones como “propuesta sobre nuevo cliente”, “idea para aumentar productividad”, “cita para resolver crisis del proyecto”. Con esto, el lector asume que tienes algo relevante que contar.

  1. Atrae a tus superiores.

Cuando escribas algo para la alta gerencia, asegúrate de ser muy claro sobre lo que ofreces y tus jefes quieren saber. Es recomendable que en el mensaje incluyas preguntas hacia ellos, revisa previamente material que te muestre cuáles son las expectativas de la organización. A medida que escribes, asegúrate de abordar las inquietudes más importantes que hay para ese grupo de directivos, busca nuevas perspectivas, evita a toda costa responsabilizar a los demás por algo que no ha salido bien. Solo enfócate en dar soluciones.

  1. Proyecta tu mejor versión.

Incluso cuando estás redactando una queja o un llamado de atención, busca la manera de reflejar una actitud positiva y de buen ánimo frente a lo que pasa. Nadie quiere recibir malas noticias, pero cuando éstas ocurren, es importante brindar un mensaje de optimismo y resplado. Si es un error que cometiste, aporta una idea que contribuya al mejoramiento. Si debes comunicar una decisión difícil a tus empleados, hazlo con sensibilidad e interés por el bienestar de todos.

  1. Usa la voz activa.

Se genera más cercanía y aumenta la posibilidad de persuadir. Por ejemplo, al redactar con la voz pasiva se diría que “los responsables de ventas han tenido conversaciones con el equipo de tecnología para darle solución a sus dificultades”. Pero una voz activa afirma que “nuestros equipos de ventas y tecnología está trabajando activamente en una solución a tu problema, gracias por tu comprensión”. Indudablemente la voz activa apela a dar una respuesta, es más cercana a la perspectiva de los lectores. Con frecuencia las personas buscan la voz pasiva para proyectar una idea de efectividad y profesionalismo, pero dejan pasar la oportunidad de persuadir con el mensaje.

 

No olvides entonces tener siempre presente estas claves al momento de redactar correos electrónicos. Escrbir bien es tu mejor carta de presentación, te abre puertas y te permite expresar claramente tus ideas.

 

Siete claves para la redacción de correos electrónicos

 

En redacta queremos brindarte apoyo para la redacción de tus documentos corporativos. Esta guía con claves para redactar correos electrónicos te ayuda a dar los primeros pasos, aquí estaremos cuando desees presentar contenidos como un experto. No dudes en escribirnos.

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